Vill du ha 0 mail i din inbox vid dagens slut?
Det låter som en omöjlig uppgift att rensa alla dina digitala filer, bilder och mail. Men om du bara börjar någonstans så kommer du snart in i det. Idag ska vi prata om digital rensning och hur du kan göra för att komma igång!
Blir du stressad varje gång du öppnar datorn och ser alla filer på skrivbordet? Telefonen är översållad med appar som du inte använder, och du har minst 10 flikar öppna när du surfar på internet.
Kanske bildgalleriet i din mobil översållad med gamla bilder från semestern, frukostar och 53 bilder av din katt sovande i exakt samma position? Din inbox är överbelamrad av epost som du inte har tagit tag i ännu? Har du anteckningsappar mer gamla anteckningar som du aldrig har tittat på sedan du skrev anteckningen? Kalendern är nedlusad med ”måsten” som du innerst inne vet bara tar tid men inte leder till något produktivt.
Idag ska vi ta tag i allt det där.
Fysiskt och digitalt skräp.
Fysiskt skräp är en sak. Du kan faktiskt se det; på det sättet kan du få en aning om vad det är du vill göra dig av med. Högen med gamla kläder, eller pappershögen gör sig i allra högsta grad påmind.
Med hur står det till med det digitala? E-posten som bara kan läggas på hög utan att man egentligen känner av det? Problemet med digitalt skräp är att det inte tar någon fysisk plats. På det viset frestas vi att tro att det inte existerar. Men att bara veta att din dator eller läsplatta är rensad från onödiga distraktioner är en fantastisk känsla, och om du tar för vana att ha en veckovis rensning av det digitala hinner det inte lägga sig på hög och du kan faktiskt känna att du har saker under kontroll.
När du raderar ett antal bilder eller filer som du inte behöver kan du få en känsla av lätthet och till och med en liten dopaminkick. Skräpet vi omger oss med är ett symptom på vad som egentligen pågår i våra medvetanden. Men vi tenderar att tro att det bara är det fysiska som spelar roll i våra liv. Inget kunde vara längre från sanningen.
Checklistan
Avsätt tid (ca 1 timme varje söndag t ex) för att göra en s.k. ”decluttering”, en rensning av det som inte längre fyller någon funktion. Nedan följer en checklista på hur jag gör med min digitala rensningsrutin. Känn dig fri att ta bort och lägga till det du själv anser passar.
1. EMAIL INBOX
- Radera alla email du inte behöver.
- Flagga och sätt ett datum för när du ska ta tag i epost du inte har tagit tag i under veckan.
- Skapa mappar och ”migrera” email till dessa mappar. Mitt tips här är att inte bli för petig. Skapa ett Kanban-system så att du lätt kan flytta mail från en mapp till en annan. På det viset skapar du ett arbetsflöde.
Förslag på mappar kan vara:
”Backlog”, dvs mail som du behöver ta tag i. Flagga samtliga mail i denna mapp med bäst-före-datum.
”Väntar på”, en mapp för mail som du inte kommer vidare med om inte den andra parten gör sitt.
”Gamla mail”. (Den här mappen är inte riktigt samma sak som arkiv-mappen. Det är skönt att ha mail lättillgängliga ett tag efter att uppgifter är avklarade, ifall du skulle behöva följa upp ett tag efteråt. Men när du vet helt säkert att du inte kommer att behöva mailet mer, kan du migrera det till antingen arkiv eller radera det.
2. BILDGALLERI
Bilder som du inte behöver ha omedelbar tillgång till kan du spara antingen på en extern hårddisk eller en molntjänst. På det viset frigör du massor av plats i telefonen.
Jag har t ex massor av bilder som jag skapat i Canva med syftet att lägga upp på instagram. Efter att de är uppladdade finns det ingen mening med att de ska ta plats på min kamerarulle längre.
Apropå Canva: om du använder Canva (vilket jag verkligen rekommenderar om du är en kreativ person) är det en bra idé att titta över om det finns något även där du kan radera.
3. NEDLADDNINGAR
Jag använder Unsplash för att ladda ner bilder. Jag laddar även ner pdf:er som jag har skapat i Canva osv. Mappen ”Hämtade filer” brukar bli överbelamrad ganska fort. Om du är som jag rekommenderar jag därför att du rensar den här mappen ganska ofta. Om du t ex arbetar med en presentation så är det stor sannolikhet att du inte kommer att behöva bilderna till den längre fram. Radera eller spara på en extern hårddisk. På det viset kan du ha din ”Hämtade filer”-mapp snygg och prydlig, och nästa gång du ska ladda ner någonting hittar du det på en gång.
4. ANTECKNINGAR, PÅMINNELSER & ATT-GÖRA-LISTOR
Det är väldigt praktiskt att föra anteckningar med en anteckningsapp och din iPad. Men apparna tenderar att bli översållade med anteckningar som du inte kommer att behöva så länge till. Samma sak med påminnelser och att-göra-listor. Tänk på att rensa ut dessa innan arbetsveckan börjar.
Att-göra-listor är nästan ett kapitel i sig själv. Många av oss prokrastinerar sånt som är lite tråkigt. Tyvärr gör ju inte uppgifterna sig själva. Ett sätt är att använda bullet journal-metodens teknik med ”migration”, dvs att du flyttar en uppgift över till nästa dag eller till och med nästa månad. Att du flyttar omkring en uppgift gör dig smärtsamt medveten om just den här uppgiften, och förr eller senare kommer du att behöva fatta ett beslut om du verkligen behöver göra den här uppgiften och i så fall hur länge den tar att utföra.
5. GOOGLE DRIVE
Gör en månatlig digital rensning på din Drive. Vi använder ju Google drive mycket för att samarbeta, och det kan vara en god idé att faktiskt ta alla projekt som du är färdig med och flytta dem från detta värdefulla utrymme om 15 GB. Speciellt videofiler tar upp väldigt mycket plats och kan därför med fördel flyttas till en extern hårddisk.
6. Mental / digital rensning och flikar (tabs)
Om du är den där typen av person som har 20 flikar öppna varje gång du är ute på internet, rekommenderar jag verkligen att du genomför en s.k. ”mental declutter”. Du kan ha hur många tabs som helst öppna om du vill, men jag har sett ett klart samband mellan folk som har många tabbar öppna på sin dator och ett stökigt skrivbord (och vågar jag nämna ett stökigt sinne också). Det är bara en observation, så gör vad du vill med den informationen. Ibland behöver du ju ha ett antal flikar öppna, t ex när du bedriver research. Men försök hursomhelst att fokusera på en sak i taget så du inte blir distraherad, och jag kan försäkra dig om att du kommer att få lite lättare att få syre nästa gång du öppnar datorn.
Bara tanken på att rensa sitt digitala liv kan vara överväldigande. Därför kan det vara en idé att få hjälp med att komma igång.
Jag arbetar som professionell ordningskonsult och hjälper dig att organisera både dina fysiska och digitala utrymmen, både i hemmet och på arbetsplatsen.