Så får du ordning på dina papper

Vi är många som drunknar i osorterade högar av papper.

I Internets begynnelse hade vi en slags dröm om det papperslösa samhället. Allt skulle kunna göras digitalt i framtiden, och alla papper skulle flytta in i datorn.

Och mycket av det har hänt. Ändå har vi högar av papper överallt. Räkningar blandas med barnens teckningar, något fotografi, en servett där du klottrat ner en bra idé, brev från skolan, reklamblad, tidningar, kataloger osv. Allt i en enda röra.

Var ska man börja?

Om man har en eller flera högar med osorterade papper kan bara tanken på att sätta igång kännas överväldigande. Du har intentionen att sätta igång en gång för alla. Problemen är bara att du blir trött bara av tanken på all tid du behöver avsätta för att tackla pappershögen.

Så det blir inte av. Därför behöver vi en strategi för att sätta igång.

Systemet som jag ska visa dig idag är ganska enkelt i sin uppbyggnad, så du behöver inte lära dig en massa komplicerade processer för att lyckas. Dina papper kommer att vara sorterade på rätt plats när du är klar med det.

Jag arbetar också enligt modellen SPACE (läs mer om den här >>) som går ut på att du sorterar, rensar, ger saker ett hem, lägger sakerna i behållare och sätter upp ett system för att upprätthålla ordningen.

För att tackla pappershögen behöver du:

Alla dina papper i en hög
Post-its
En penna
Plats på ett bord att lägga papper i olika högar
Ev en papperskasse
Ett arkivsystem (mer om det senare)

Samla ihop alla papper

Men tanken var väl att du inte skulle bli överväldigad, kanske du tänker. Att bara se alla papper som ska gås igenom gör att du känner dig utmattad! Det skulle ta minst en heldag för att gå igenom dessa högar av pappersarbete, reklamblad, brev från skolan och annat som ligger osorterat.

Det finns en vits med att samla ihop allt på ett ställe. Du gör en inventering av vad du egentligen har, och i många fall känner man att det inte var så farligt som man trodde från början.

Gå på pappersjakt

Gå igenom hemmet och leta efter osorterade pappershögar: reklamblad, räkningar, kvitton osv. Lägg allt i samma hög.

Skapa kategorier

När du har samlat ihop alla papper är det dags att sätta upp olika kategorier. Ta fram Post-it-lapparna och skriv följande kategorier (en på varje lapp):

Att göra
Arkivera
Minnen & memorabilia
Referensmaterial
Kasta
Tiden får utvisa

Placera lapparna på bordet med gott om utrymme mellan dem så du får plats med papper som ska till respektive hög.

Nu är det dags att börja sortera in alla papper i de olika kategorierna. Nedan följer en lite mer ingående beskrivning av varje kategori och hur du kan tänka omkring dem:

1. Att göra

Här samlar du papper som på något sätt behöver åtgärdas. Det kan vara att-göra-listor, räkningar, post-it-lappar med uppgifter, bilder som ska ramas in osv.

2. Arkivera

Här samlar du papper som du måste spara men som du inte behöver ha framme: kvitton, garantier, journaler osv.

3. Minnen & memorabilia

Foton, bilder, barnteckningar osv. Det här är en sentimental kategori, så försök att sålla även om det kan vara svårt.

4. Referensmaterial

Här lägger du tidningsartiklar, kataloger, recept, manualer och sådant du behöver gå tillbaka till från tid till annan. Tänk på att mycket finns online. Utmana dig att våga lägga IKEA-katalogen i ”kasta”-högen.

5. Kasta

Här lägger du alla papper, tidningar, tidskrifter och gamla utdaterade papper som du inte kommer att behöva mer. Förhoppningen är att du ska få den ganska full när vi är klara med sorteringsarbetet. Lägg alla ”kasta”- papper i högen så länge.

Om det är en utmaning för dig att kasta, kom ihåg att du inte har kastat något ännu. Det ligger bara i kasta-högen och tar sig ingenstans utan att du gör något åt det.

”Men tänk om jag kommer att behöva det någon gång?”

Det kan vara en utmaning att lägga papper i ”kasta”-högen. Tänk om man behöver det? Jag kan försäkra dig om att risken är väldigt liten. Men om du har betänkligheter så har vi en kategori för den här typen av svåra beslut:

6. Tiden får utvisa-högen

Här lägger du alla papper som du har betänkligheter omkring. Det här är en levande hög, så du behöver även med jämna mellanrum gå igenom den här högen. Sätt en påminnelse i kalendern att gå igenom högen varje halvår så att den inte växer och blir ett monster i sig.

Dags för action!

Nu är du klar med sorteringsarbetet och på god väg att få ordning på alla dina papper!

Det finns några saker till som du behöver göra:

Sortera dina papper

Första bokstaven i SPACE står för SORT (sortera) vilket du ju har avklarat till största delen. Du behöver nu gå igenom och sortera ”att-göra”-högen för en ytterligare sortering.

Gå igenom varje papper för sig. Sortera ut papper mer deadlines och sätt upp en tid i kalendern för när du måste börja tackla uppgiften.

Många gånger har vi inte någon given deadline. Det kan vara att vi har fått en idé om något vi vill göra någon gång i framtiden. Om det inte finns någon specifik tid utmätt för en uppgift, kan du lägga lappen hamna i ”tiden-får-utvisa”-högen, eller så bestämmer du helt enkelt en tidpunkt för när uppgiften ska utföras.

Rensa dina papper

Andra bokstaven står för PURGE (rensa). Den tacklar du enligt följande:

Kasta-högen: Ta alla papper som har hamnat i ”kasta”-högen och lägg dem i papperskassen (eller direkt i pappersåtervinningen). Det är en enorm känsla av lättnad att få avyttra det som du inte längre behöver.
Tiden får utvisa-högen: Om du inte är van att rensa med jämna mellanrum, behöver du träna lite på det så du inte glömmer bort det. Boka upp en tidpunkt i din kalender ett halvår från nu. Blocka 2 timmar. Då har du gott om tid att gå igenom ”tiden-får-utvisa”-högen. Har du en digital kalender kan du sätta en påminnelse om ett halvår och upprepa händelsen i kalendern.

På det viset blir du också påmind en gång i halvåret om att gå igenom ”Tiden-får-utvisa”- högen. Har du inte rört pappret på ett halvår är risken väldigt liten att du kommer att behöva det igen. Men om du fortfarande känner dig ängslig eller osäker kan du sätta påminnelsen en gång om året.

Ge alla inkommande papper ett hem

Tredje bokstaven står för ASSIGN, vilket betyder att du ger det du har kvar en specifik plats. På så sätt behöver du aldrig leta efter ett papper igen.

Behållare

Fjärde bokstaven, CONTAINER (behållare) innebär att du förvarar på ett smart sätt så att du lätt hittar det du söker.

Du behöver även någon typ av arkivsystem för ”arkivera”-högen.

Det behöver inte vara krångligt eller dyrt, bara det fungerar. En enkel pärm med ett register duger bra, men om du vill ha något lyxigare så finns det såklart en uppsjö av produkter att välja mellan.

Om du inte har en pärm, mapp eller arkivlåda redan med viktiga papper, har jag samlat några länkar till produkter längre ner.

Underhåll systemet av inkommande papper

Sista bokstaven står för EQUALIZE och innebär att du med jämna mellanrum går igenom och underhåller systemet. Sätt upp en tid varje vecka i din kalender där du går igenom pappershögen som har samlats under veckan. Ca en halvtimme brukar räcka när man väl har gjort den här storrensningen en gång. Jag brukar göra det på söndagar när jag ändå sätter upp kalenderaktiviteter för veckan.