Upplever du att du vill planera ordentligt men har en ständigt pågående att-göra-lista som aldrig verkar ta slut? Vad ska du prioritera? Allt verkar lika viktigt och lika bråttom. Och när du väl har bestämt dig för vilken uppgift du ska ta tag i först, blir du distraherad och kan inte fokusera.
Vi ska i den här artikeln råda bot på den där att-göra-listan.
Först ska vi rensa ut sådant som inte hör dit, och sedan ska vi lägga in uppgifter som verkligen betyder något för dina mål och din vision.
En metod som många använder för att prioritera uppgifter är Eisenhower-matrix. Det är en bra metod, men den saknar en signifikant detalj. Du kommer att få en handlingsplan och en steg-för-steg-instruktion för hur du kan börja jobba med Eisenhower matrix så den verkligen tar dig mot dina mål.
Vad är Eisenhower matrix?
Eisenhower matrix skapades av Dwight D. Eisenhower, och är en metod där du kategoriserar uppgifter baserade på om de är viktiga och / eller om det är bråttom. Utifrån det kan du då tydligt se om uppgiften behöver göras nu, om den kan schemaläggas till ett senare tillfälle, om den kan delegeras eller rentav elimineras.
Du kan lätt göra en egen Eisenhower matrix:
Dela in ett papper i fyra rutor.
Ruta 1: överst till vänster: Viktigt och bråttom. Upgifter som hamnar här prioriteras först och görs ASAP.
Ruta 2: överst till höger: Viktigt men inte bråttom. Uppgifter som hamnar här kan du schemalägga till ett senare tillfälle.
Ruta 3: bråttom men inte viktigt (för dig). Det här är ofta uppgifter du kan delegera.
Ruta 4: Varken viktigt eller bråttom. De här uppgifterna kan du eliminera helt.
Sedan lägger du in dina uppgifter i respektive ruta och får nu en första grovsortering.
Vi ska nu introducera en tredje axel i Eisenhower matrix:
Den här metoden är bra när det kommer till dagliga uppgifter. Men det är inte helt lätt att se hur den stämmer den överens med din långtidsplanering och vision. Därför vill jag att du introducerar en tredje axel, ”signifikans” eller ”betydelse” i modellen.
Genom att introducera signifikans som en z-axel i Eisenhower matrix, kan du nu prioritera uppgifter som även är i linje med dina långtidsplaner, målsättningar och visioner.
Det här lite mer holistiska synsättet gör att du kan börja fokusera din tid och din energi på uppgifter och aktiviteter som verkligen betyder något för dig. På det viset kommer du att känna dig mer tillfreds både på jobbet och hemma.
Nu kan du plötsligt se om en uppgift verkligen är viktig eller om den bara förefaller viktig. Den här axeln lägger till ett lager och ett djup i din prioriteringsprocess.
Så här ser Eisenhower matrix ut nu:
Ruta 1:
Viktigt, bråttom och signifikant. Det som hamnar i den här rutan stämmer överens med dina målsättningar och visioner. Du behöver ofta djup fokustid för att göra dessa uppgifter om du t ex jobbar med ett större projekt som har en deadline.
Ruta 2:
Viktigt, inte bråttom, signifikant. Dessa uppgifter är också i linje med dina mål och behöver göras men kanske inte just nu. Det kan vara saker som har med din personliga utveckling att göra, till exempel, eller att läsa en viktig bok för att hjälpa dig att ta dig till dina mål. Saker här behöver ändå schemaläggas så de inte glöms bort.
Ruta 3:
Viktigt, bråttom men inte signifikant. Uppgifter i den här rutan har inte så mycket med dina långtidsmål och visioner att göra, men är sådant som ändå måste göras. Frågan är om det är du som ska göra dem? Uppgifter kan vara att svara på e-mail, säljsamtal och andra saker som gör att du blir avbruten ofta. Kan du delegera dessa uppgifter så får du mer tid till ditt eget djupgående arbete.
Ruta 4:
Inte viktigt, inte bråttom, inte signifikant. Eliminera dessa uppgifter omgående! Det här är bara distraktioner som hindrar dig från att komma närmare dina mål. Exempel på sådana här uppgifter är att ständigt vara uppkopplad, scrolla igenom sociala medier och för att inte tala om onödiga möten. Undvik de här uppgifterna som döden!
Ett minimalistiskt sätt att se på Eisenhower matrix
Minimalismen uppmuntrar dig att fokusera på sådant som tillför ett värde i ditt liv och eliminera distraktioner och saker som inte skänker dig något värde.
Genom att prioritera de viktiga och värdefulla uppgifterna, sakerna, relationerna och upplevelserna i livet kan du börja rensa ut sådant som du klarar dig utan.
Som minimalist gillar jag den här metoden. Den tillåter mig att se vad jag faktiskt kan eliminera helt. både i arbetet och på fritiden.
Planera och skapa en handlingsplan (steg-för-steg):
1 Bli helt klar i dina önskningar, mål och värderingar.
Börja med att identifiera dina långtidsmålsättningar och värderingar. Vad är viktigt för dig? Vad är ditt ”varför” Vad vill du åstadkomma i framtiden?
Sätt mål för 1 år, 5 år, 10 år och längre ändå om du vill.
Genom att du verkligen förstår vad som är viktigt och vad du vill, har du en ledstjärna som du alltid kan komma tillbaka till och navigera efter.
2 Utvärdera värdet i en uppgift (inte bara om det är viktigt och / eller bråttom)
Innan du sätter in en uppgift i Eisenhower matrix, fråga dig alltid: Hur bidrar den här uppgiften till din vision och ditt personliga välmående? Fråga dig själv:
- Stämmer uppgiften överens med dina värderingar?
- Kommer den här uppgiften att ta mig närmare mot mitt mål?
- Hur kommer den här uppgiften att påverka i det långa loppet?
3 Prioritera
Här nedan kommer en lista på vad du kan tänka på när du ska prioritera vad som ska in i vilken ruta i Eisenhower matrix:
- När du väl har utvärderat dina uppgifter, kan du börja prioritera dem enligt följande:
Fokusera på uppgifter som direkt korrelerar med dina målsättningar och din vision. De här uppgifterna bör vara 80% av vad du lägger ditt fokus på varje dag. - Blocka av tid till aktiviteter som stämmer överens med dina långtidsmål, värderingar och prioriteringar, även om det inte är bråttom. Till exempel att gå en kurs eller läsa en bok.
- Fundera ordentligt på vilka fördelar du kan ha av den här uppgiften i det långa loppet, och vilka konsekvenser och ringar på vattnet uppgiften kan föra med sig.
- Balansera korttids- och långtidsprioriteringar. Även om det är viktigt att göra uppgifter som brinner i knutarna, fokusera på uppgifterna som tar dig till din vision. Tänk 80 / 20 här också.
- Gör uppgifter som innebär att du slipper att göra samma uppgift i framtiden om möjligt. Till exempel: automatisera.
- Bryt ner långtidsmålen till så små beståndsdelar som möjligt. Över tid når du ditt mål om du gör uppgiften ofta nog. Till exempel: långtidsmål: gå ner 20 kg. Daglig uppgift: springa 20 minuter.
- Kultivera mindfulness när du fattar beslut om vad som ska in i prioriteringarna.
- Tänk på vad dina beslut idag kan leda till imorgon. Du vill fatta beslut som håller länge och har en ”lång halveringstid”, dvs beslut som du inte kommer att behöva ta på en längre tid framöver.
- Viktigast av allt: Säg nej! Nej till allt som inte stämmer överens med dina mål och din vision.
Sammanfattning
Genom att integrera signifikans i din planering kan du få en att-göra-lista som sträcker sig bortom bara enkla uppgifter. Varje uppgift du har där bidrar till din mission och ditt välbefinnande i det långa loppet.
Och ju mer du gör det, desto vanare blir du att direkt se var en uppgift ska in, om alls. Du kommer med tiden att kunna fatta bättre beslut och investera din tid och energi på rätt ställen, vilket i sin tur leder till att du når dina mål och kommer att känna dig mer tillfreds med livets alla områden.
Relaterad artikel: System och metoder för effektiv organisering i hemmet och på jobbet
Vill du ha hjälp med dina målsättningar och din vision?
Jag heter Theresa och är ordningskonsult med fokus på minimalism och simple living. Min mission är att hjälpa dig som är soloprenör att rensa ut distraktioner för att kunna fokusera på din kreativitet. Jag vill att du ska få leva ett liv med intention och mindre brus i vardagen.
Om du vill kan du boka en kostnadsfri konsultation. Vi går då igenom vad du behöver hjälp med, och efter det sätter jag upp en tids- och åtgärdsplan.
Boka en kostnadsfri konsultation >>
Jag är stolt medlem i SBPO, Svensk Branschförening för konsulter inom Produktivitet och Ordning.