En välordnad och organiserad arbetsmiljö kan bidra till ökad produktivitet och effektivitet. För att uppnå detta använder vi yrkesorganisatörer olika metoder och system för organisering och för att hantera stöket både i hemmen och på arbetsplatsen. I den här artikeln jämför jag fem olika organiseringssystem som används av professionella organisatörer, och undersöka deras likheter och skillnader.
Uppgifter & produktivitet: organisering i arbetet
1. GTD (Getting Things Done)
Getting Things Done, utvecklat av David Allen, är ett time management-system som hjälper till med hantering och organisering av uppgifter och projekt. GTD betonar att man ska fånga upp alla uppgifter i ett pålitligt system och sedan använda olika kategorier för att prioritera och bearbeta dem. Systemet fokuserar på att hantera uppgifter i olika kontexter och skapa tydlighet kring vad som ska göras här och nu.
The procedure:
Capture
”Fånga in” alla uppgifter, idéer och det du behöver komma ihåg i ett pålitligt system. Det kan vara allt från en anteckningsbok där du har alla idéer till en anteckningsapp. Tanken är att du får ut allt ur huvudet och slipper tänka på det fram tills det att du behöver bearbeta det närmare.
Clarify
Nästa steg är att förtydliga. Gå igenom varje uppgift och bestäm nästa steg för uppgiften. Gör en action plan. OM en uppgift tar mindre än 2 minuter, föreslår David Allen att man ska göra det direkt.
Organize
Sortera och organisera uppgifterna. Enligt metoden ska du organisera ”kontext-baserat”, dvs gruppera uppgifterna i kategorier. Det här underlättar för dig att fokusera på ett område i taget.
Reflect
Ta för vana att ständigt reflektera över uppgifterna och håll dig ajour med vad som är relevant. Gå varje vecka igenom vad som ska göras, och gör en ”weekly review”. (Det här är även något som du kan inkludera i din ”Sunday Reset”, som jag har skrivit om här. )
Engage
Det sista steget är att verkligen förkovra dig i dina uppgifter. Om nya uppgifter kommer upp, se till att fånga in dem i det första steget i systemet, men börja inte med dem förrän du är klar med det som du har för tillfället.
2. Bullet Journal: det kreativa organiseringssystemet
Bullet Journaling är ett flexibelt och anpassningsbart system som ursprungligen utvecklades av Ryder Carroll. Det använder en kombination av punkter, korta anteckningar och symboler för att organisera uppgifter, händelser och mål. Det centrala konceptet är att skapa en personlig dagbok och planerare genom att kombinera kalender, dagbok och att göra-listor i en enda bok. Det är ett kreativt och visuellt tilltalande system som kan anpassas efter individuella behov.
3. Eisenhowermatrisen för organisering av arbetsuppgifter
Eisenhowermatrisen, också känd som 2×2-matrisen, är en metod som hjälper till att prioritera och hantera uppgifter. Systemet grundades av den tidigare amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower och använder en kvadrantstruktur för att kategorisera uppgifter baserat på deras brådskande-och-viktiga-kriterier. Genom att placera uppgifter i olika kvadranter kan användarna visualisera och fokusera på att hantera de mest betydelsefulla uppgifterna först.
4. Digital organisering
Med framväxten av digitala verktyg och appar har digital organisering blivit alltmer populärt. Det innebär att använda tekniska verktyg för att organisera filer, e-post, kalendrar och andra digitala resurser. Det finns olika appar ochprogram som hjälper till att skapa struktur och ordning i den digitala världen. Digital organisering fokuserar på att effektivisera informationshantering, hantera uppgifter och skapa ett enhetligt system för att snabbt söka och hitta digitala resurser.
Organisering för hemmet: metoder och system
1. 5S-metoden
Den här metoden, som har sitt ursprung i Lean, fokuserar på att skapa en systematisk och effektiv miljö genom att implementera 5 grundprinciper: Sort, Set, Shine, Standardize och Sustain.
Metoden betonar att rensa och organisera föremål baserat på funktionalitet, renlighet, att etablera en standardisering och att upprätthålla ordningen över tid.
2. Zoner
Med den här metoden delar du upp ditt hem eller sektioner av ditt hem i zoner eller specifika områden, där varje område fyller sin specifika funktion. Varje zon innehåller en kategori av saker. Till exempel: en zon för leksakerna i barnrummet, en zon för köksutrustning, zoner för handdukar eller kablage. Tanken med att upprätta zoner på det här sättet är att de hjälper dig att skapa en ordning bland dina prylar, och du vet var du ska börja leta när du behöver något. Det är också lättare att upprätthålla ordningen om du vet exakt var sakerna hör hemma.
3. Behållare för organisering av dina saker
Det finns en uppsjö av behållare på marknaden, en del bättre än andra. Om din budget tillåter, kan du investera i ett bra system av behållare som passar ihop med varandra. På det sättet kan du få ordning bland sakerna, till exempel badrumsprodukter, köksattiraljer och i garaget.
Det finns behållare i alla storlekar och material. Välj det som passar dig bäst. En fördel med att använda behållare är att du lätt kan se vad du har, och småpryttlar håller sig på plats.
Här är det dock på sin plats att höja ett varningens finger! Det kan vara frestande att tro, att bara för att man köper på sig en massa behållare så kommer hemmet att bli organiserat för alltid.
Så är inte fallet! Det viktigaste om du vill få ett organiserat hem är ALLTID att först rensa, rensa, rensa! Köp inte ens behållarna förrän du har rensat. På det viset kan du se hur mycket du faktiskt har kvar, och behöver inte köpa på dig fler behållare än nödvändigt.
4. Minimalism
Det här är metoden och livsstilen som jag flitigt förespråkar. Genom att ändra sitt beteende från grunden och inte ens frestas att göra impulsköp från första början, riskerar du aldrig att ha för mycket saker.
Minimalismens filosofi och principer är att reducera så mycket som möjligt av det du har, och bara spara det som är essentiellt och skänker dig glädje.
Målet är att skapa ett visuellt lugnande hem som är fritt från stök. Metoden och livsstilen går ut på att utvärdera varje föremål, dess syfte och betydelse, och släppa taget om så mycket som möjligt som inte skänker någon lycka eller har något särskilt användningsområde.
5. KonMari-metoden för organisering i hemmet
Marie Kondos KonMari-metod har blivit mycket populär på senare tid. Den betonar att man endast behåller föremål som ger glädje och att man aktivt rensar ut allt annat. Metoden fokuserar på att organisera genom att kategorisera föremål och sedan bestämma vilka som ska behållas och vilka som ska kastas eller doneras. En central princip är att skapa ordning genom att bara behålla det som verkligen berör ens hjärta eller ”spark joy” som Marie Kondo uttrycker det.
6. Färgkodad organisering
Färgsystem och färgkodning är bra för dig som behöver en visuell distinktion eller ledtråd för att se var sakerna är. Många känner till exempel igen sina böcker på vilken färg de har. Om så är fallet för dig, är det ett kul och mycket vackert sätt att organisera böckerna i bokhyllan t ex.
Relaterad artikel: Så får du ordning i bokhyllan
Du kan också organisera leksaker, kläder, kontorsmaterial, mappar osv. enligt färg för att få ett mer visuellt stimulerande intryck.
7. Alfabetisk organisering
Alfabetisk ordning är bra om du snabbt behöver få tag i en fil, bok eller dokument av något slag.
Det här är bra både för den digitala och den fysiska ordningen. Böcker kan organiseras enligt författarens efternamn eller i kategorier av genrer med titlarna i alfabetisk ordning.
Ett alternativt sätt att använda alfabetisk ordning är att ”lura systemet” med siffror om du har en dator som redan organiserar enligt alfabetisk ordning.
BONUSTIPS: Ett exempel från mitt eget liv är administrationen i mitt företag. Jag har alla kvitton och fakturor sorterade kvartalsvis, men vill ha mapparna i ordning från januari till december. Datorn sorterar ”fakturor april-juni” innan ”fakturor jan-mars” eftersom ”april” kommer före ”januari”. Ett inte så stort problem kan tyckas, men för en ordningskonsult är det väldigt störande. Jag sätter då en etta framför jan-mars, en tvåa framför ”april-juni” osv. På det viset hamnar allt i rätt ordning.
8. Digital organisering
I dagens digitala värld är det lika viktigt att du har ordning bland filerna som bland dina fysiska saker. Även om det digitala inte tar fysisk plats, leder en oorganiserad digital miljö till lika mycket stress som om du hade alla filer utskrivna på hallgolvet.
Det finns många sätt att organisera dina digitala filer. Många program och appar har idag taggnings-system som gör att du lätt kan filtrera dina anteckningar till exempel. Om du blir stressad av detta och vill ha alla mappar på skrivbordet kan du skapa ett system som gör att du hittar bland dina filer.
Tyvärr finns det inte ett organiseringssystem som är rätt för alla, men det finns många metoder som du kan ta till din hjälp för att organisera filer och mappar för att få bättre reda i det digitala.
Här kommer några exempel:
1 Skapa hierarkier
Etablera en struktur som fungerar för ditt sätt att tänka och vad du använder dina filer till. Starta brett och dela in i mer specifika mappar.
Till exempel kan du ha bredare kategorier som ”arbete”, ”personligt”, ”projekt” etc. och skapa undermappar under dessa kategorier.
2 Använd beskrivande filnamn
Undvik alltför generiska namn till dina filer. Du kan då plötsligt stå med flera mappar som heter i princip samma sak och det blir svårt att hitta.
Om du har nytta av att skriva in datum, gör det.
3 Implementera taggar för filtrering
Taggar är ett smidigt system som kan göra att du lätt kan filtrera dina filer. En del blir stressade av detta, så känn efter vad du själv tycker. Om du känner att taggar och sökfunktioner är din grej, kan du använda taggar som känns relevanta för dina filer. Jag har själv taggar som ”blogg”, ”att göra”, ”återkommande” osv bland mina anteckningar och påminnelser.
4 Lagra i molnet
De flesta av oss känner till molnlagring vid det här laget, men det är ändå värt att nämna. Fördelarna är att du lätt kan komma åt filerna från olika enheter eller från nätet om du behöver. Med molnlagringstjänster som iCloud, Google Drive och Dropbox har du också möjlighet att organisera i hierarkier så du lätt får en överblick över dina filer.
5 Standardisera hur du döper filer och mappar
När du väl hittar något du tycker fungerar, se till att skapa en standard. Kanske du behöver veta namnet först, eller så är datum väldigt viktigt för ditt arbete. Se till att göra likadant varje gång! På det viset tränar du hjärnan att leta på rätt ställe och du behöver inte fundera på hur du gjorde förra gången.
Conclusion
Vilket organiseringssystem som passar bäst beror på individuella preferenser, arbetskrav och personlig stil. Det är viktigt att experimentera med olika metoder för att hitta det som fungerar bäst för varje individ. Vissa personer kan dra nytta av en minimalistisk strategi som KonMari-metoden, medan andra kan föredra en mer detaljerad och flexibel metod som Bullet Journaling.
Likheterna mellan dessa olika organiseringssystem är att de alla strävar efter att skapa ordning, effektivitet och ökad produktivitet. De betonar också vikten av att ha ett system för att hantera och organisera olika aspekter av både arbetslivet och hemmet. Dessutom främjar de alla en medvetenhet om vad som är viktigt och hjälper till att fokusera på prioriterade uppgifter.
Vill du ha hjälp med organisering och att skapa system?
Det finns en hel del system för att hjälpa dig att organisera både i hemmet och på arbetsplatsen, både bland prylarna och pappersarbetet. Det viktigaste är att du hittar det som funkar för dig.
Jag hjälper människor att rensa, sortera, organisera och skapa system både för det fysiska och bland de digitala filerna.
Om du skulle vilja ha hjälp kan du boka en kostnadsfri konsultation. Den tar ca 15 minuter och du får då beskriva vad du behöver mest akut hjälp med.
