Är du trött på att spendera timmar på att leta efter den där filen eller dokumentet du behöver? Du vet att du har sparat ner den någonstans på någon drive eller i ett arkiv…eller var det en bifogad fil i ett mail?!
Man kan lätt bli överväldigad av alla filer som irrar runt där någonstans i molnet. Om du känner såhär, så är du inte ensam. Speciellt om du är soloföretagare eller en nyckelperson i företaget som måste hålla många projekt i huvudet samtidigt, kan det lätt bli rörigt.
I den här artikeln ska vi utforska olika sätt som du kan sortera, organisera och hantera alla filer och dokument så du lätt hittar dem när du behöver dem.
Varför behöver du organisera dina filer?
Filhantering för företagare och ledare
Om du ska driva företag idag, är hanteringen av dina digitala filer en essentiell del av din dagliga verksamhet. Allt från fakturor, projektdokument eller marknadsföringsmaterial är sådant du behöver kunna plocka fram snabbt vid behov. Därför är det viktigt att dina filer är i ordning och att du kan känna lugn i magen.
Fördelar
Fördelarna med att ha ordning på sina digitala filer är många, och här är några exempel:
Sparar enormt med tid.
När du har ordning och ett system på dina digitala filer, kan du lätt hitta vad du söker utan att ägna tid åt att leta.
Ökad produktivitet:
När du vet att du har ordning på filerna så kan du ägna din dyrbara hjärnkapacitet åt viktigare uppgifter än att försöka leta efter ett dokument.
Samarbeten:
När du har ordning på dina digitala filer kan du lättare och smidigare dela dina dokument med samarbetspartners och kollegor utan att få panik.
Hur organiserar du då dina digitala filer?
Tips 1: Bestäm vilket system du ska använda.
Första steget är att bestämma vilket slags organiseringssystem du kommer att använda. Du behöver bestämma ett tydligt och koncist sätt att organisera dina filer, t ex:
Mappar för alla digitala filer och dokument:
Sätt upp mappar för att gruppera dina filer enligt kategorier eller projekt. Du kan till exempel ha mappar för: kunder, projekt, finanser eller marknadsföring.
Underkategorier och ”mappar-i-mappar”:
Andvänd underkategorier för att organisera dina filer i en trädstruktur. Som ett exempel kan du ha en övergripande kategori som heter ”kunder” och en mapp för varje kund i denna större kategori.
Hitta ett system för att namnge dina digitala filer:
Hitta på ett system som är logiskt för dig! Bestäm ett tydligt sätt som du namnger dina mappar. För en del är datum en viktig komponent, för andra behöver mappens innehåll framgå tydligt vid en första anblick. Åter andra behöver direkt kunna se vilken typ av fil det gäller: om det är foto, pdf eller ett word-dokument.
Nyckeln här är att hitta ett system som passar för dig, och sedan hålla dig till det. När du väl fått kläm på systemet så kommer du att hitta filerna mycket snabbare framöver.
Tips 2: Sammanställ dina digitala filer på ett ställe
När du väl har bestämt dig för ett organiseringssystem, är det dags att sammanställa. Samla ihop allt på ett och samma ställe. Välj om du vill ha allt lokalt på din dator, en extern hårddisk eller i en molntjänst. Oavsett vad du väljer, kan det vara lugnande att ha allt på samma ställe så du undviker att duplicera dokument eller att ha kvar dokument som inte längre är relevanta. Vilket för mig till nästa punkt, nämligen:
Tips 3: Radera onödiga dokument och digitala filer
Vi har en tendens att spara allting eftersom ”det kan vara bra att ha”. Det här tar upp oerhört mycket plats både på hårddisken och i hjärnan. Faktum är dock att merparten av de filer och dokument vi använder oss av i arbetet är för att just underlätta arbetet under en bestämd tidsperiod. Efter det kan man göra sig av med dem. Så tipset här är att våga slänga, slänga, slänga!
Om du känner dig osäker på vad du kan slänga eller inte, kan du alltid ha en ”för säkerhets skull”-mapp, där du går in med jämna mellanrum och slänger allt som är äldre än t ex 6 månader.
Tips 4: Automatisera!
Det finns en hel del automatiserings-appar och verktyg för att hjälpa dig med automatisering av filer. Vi upplever just nu en AI-boom! Ta dig tid att botanisera i de verktyg som finns tillgängliga för att göra ditt arbete med att rensa effektivare till exempel. Du kan också använda automatiseringsverktyg för att skapa ett bättre arbetsflöde och spara tid på så sätt också.
Tips 5: Schemalägg städdagar för att städa och rensa digitala filer!
När du har fått den ordning du vill ha behöver det inte ta så lång tid att hålla den ordningen. Sätt upp en förmiddag i månaden för att hålla ordning, lägga saker på sin rätta plats och radera temporära filer som inte är aktuella längre.
Tips 6: Se till att alla är med på tåget!
Om du har ett team eller är ledare i en organisation är det viktigt att du uppmuntrar teamet att vara med på tåget. Digital arbetsmiljö är lika viktig som fysisk. Har man inte koll är det lätt att man blir överväldigad av alla parallella system. Ge ditt team verktyg för att de ska få en bättre och smidigare digital arbetsmiljö och slippa riskera att bli utmattade. Det här kommer att underlätta både för det individuella arbetet och teamwork och samarbeten.
Sammanfattning:
Det kan verka som en betungande och överväldigande uppgift att sätta dig och organisera dina digitala filer. Tänk på att fördelarna kommer att visa sig i det långa loppet. Genom att implementera ett organiseringssystem som du tjänar både tid, energi och pengar på kan du känna att du går hem från arbetsdagen med ett lugn i sinnet, fast övertygad om att allt finns tillgängligt på sin rätta plats när du behöver det. Om du sedan också varje månad schemalägger en ”städdag” där du går igenom vilka digitala filer som du behöver i framtiden och vilka du kan slänga, så kommer systemet snart att flyta på av sig själv och både du och dina medarbetare blir gladare och mindre stressade både under och efter arbetsdagen.
Känns det ändå motigt att sätta igång?
Jag heter Theresa och jag är professionell ordningskonsult.
Jag hjälper dig att sortera, organisera. systematisera och planera både fysiska och digitala utrymmen. Under en första konsultation får du berätta vad du behöver mest akut hjälp med, och vi ser om vi är en bra match för varandra.
Du kan boka en kostnadsfri konsultation här >>
.
